През последните няколко години изследователите и консултантите по мениджмънт изучават екипите и екипното изпълнение много интензивно. В резултат на натрупания обем литература е постигнат определен консенсус за характеристиките на ефективните екипи. Отбелязаните тук характеристики са извлечени до голяма степен от две важни насоки на мислене по отношение на екипите. Компетентността и отдадеността на общата цел отразяват работата на Джон Р. Каценбах и Дъглас К. Смит, чиято популярна книга The Wisdom of Teams: Creating the High–Performance Organization („ Мъдростта на екипите: създаване на организация с отлично изпълнение”) е публикувана през 1993 г.Дж. Ричард Хакман е източник на две други ключови характеристики на успеха на екипа:подпомагаща структура и подкрепяща среда. Книгата на Хакман Leading Teams(„Ръководене на екипи”) е побликувана през 2002 г.

 

1. КОМПЕТЕНТНОСТ

      За да успее, екипът трябва да има способностите, познанията, организационната власт, опита и техническото ноу-хау, нужни, за да се справи с поставената задача. Ефективният екип е сформиран от хора, които колективно привнасят всички ключови компетенции в усилието за постигане на общата цел. Когато екипът се сформира на принципа „ с роднински връзки ” (по познат като шуробаджанащина) или изхождащ от други съображения, различни от тези за постигане на висока ефективност и решаване на поставената задача, достигането на общата цел се подлага на риск. Когато компетенциите са недостатъчни или пък изобщо липсват, екипите трябва да корегират липсата, като се набавят необходимите (липсващите) компетенции.

        Общото разбиране за целта е изключително важно, но истински ефективните екипи отиват крачка напред. Техните членове са ангажирани с целта. Нека направим разлика между разбиране и ангажиране. Разбирането гарантира, че хората знаят посоката, в която трябва да работят; ангажирането е вътрешно качество, което ги мотивира да вършат работата си и да продължават да работят, когато възникнат трудности.

Отдадеността е функция на убедителната цел. Хората трябва да възприемат целта на екипа си като нещо изключително важно и струващо си усилията. Ако нямат убедителна цел, някой хора няма да подчинят и личните си цели на целта на екипа, няма да се идентифицират с екипа и целта му.

Ако всеки член на екипа разбира значението на целта, и резултатите са от значение за успеха на организацията, то ръководството трябва да дава на екипа чувството за „собственост”, както върху усилията, така и върху резултатите, което ще ги държи взаимно отговорни за крайният резултат. Притежаването на цел, припозната от всички като важна, може да преодолее социалната несъвместимост.

Можем да разпознаем общата отдаденост в речника, използван от членовете на екипа. Когато хората казват „ние”, „нас” и „наш”, а не „аз”, „ти” и „те”, ангажираността на екипа е налице.

Отдадеността на общата цел се постига по-лесно, когато броят на членовете на екипа е малък. Някой експерти по екипите препоръчват членският състав да е не по-голям от десет души.

Отдадеността се засилва и с помоща на наградите. Ако хората разбират, че повишението, премиалните или увеличаването на заплащането са свързани с успеха им в постигането на екипната цел, ангажираността им ще расте.

 

3. ПОДКРЕПЯЩА СРЕДА

Нито един екип не работи във вакуум. Екипа е малка организация, вплетена в по-голямата среда от функционални единици и отдели. В определена степен той зависи от организационните си „роднини” за ресурси, информация и помощ. Степента, до която функционалните единици и отдели са подкрепящи, безразлични или враждебни към екипа и неговата цел, задължително има влияние върху ефективността на екипа. В частност този, който изгражда екипа трябва да отчете следните фактори на средата:

·        Лидерска подкрепа. Подкрепата от върха е съществена. Тя гарантира ресурсите и способства за набиране на правилните хора. Лидерската подкрепа освен това осигурява защита от могъщите мениджъри и отдели, които по една или друга причина са склонни да „торпелират“ усилията на екипа.

·        Нейерархична структура. Работата в екип е по-вероятно да успее, ако не се подчинява на строга йерархична структура. Защо? Защото нейерархичната структура създава навици, които способстват за екипно базираната работа, и по конкретно, готовност да се споделя информация, сътрудничество през организационните граници и овластяване на служителите.

·        Подходящи системи от награди. Необходимо е да се открие баланс в наградите за индивидуалния и екипно основания успех. Това е едно от най-трудните предизвикателства, пред които се изправят ръководителите на екипи.

·        Опит с работа в екип. Екипите имат полза, когато компаниите и отделните им членове имат богат опит с екипната работа. Опита е източник на прозрения за това: – какво работи и какво не; как най-добре да се организира екипа около някаква цел; как да си сътрудничат хората в него и как той да се променя на различните етапи от жизнения си цикъл. Много компании, които разчитат на екипната работа, провеждат тренинг по екипни методи, при това с основание. Хората трябва да бъдат обучавани да работят в екип. По-конкретно те имат нужда от помощ при изграждането на умения като слушане, общуване с различни типове хора, сътрудничество с колеги извън техните отдели и поддържане на фокуса върху актуалната задача.

 

4. СЪЧЕТАВАНЕ

      Съчетаването е последно от съществените изисквания за ефективността на екипите. То се отнася до координирането на плановете, усилията и възнагражденията с най-висшите цели на организацията. В добре съчетаната организация всеки разбира както целите на предприятието, така и тези на функционалната си единица. Там хората работят в правилната посока и системата за възнаграждение ги насърчава да го правят.

Екипите също имат нужда от съчетаване. Безсмислено е един екип да съществува, ако не е в състояние да подпомогне организацията в постигането на нейните цели. Следователно екипните цели трябва да са съчетани с организационните, а целите на отделните членове на екипа – чрез екипа – с тези  по-висши организационни цели.

Съчетаване на екипа

              Ключови

       организационни

               цели

 

     Цели на екипа

Цели на член на екипа

Възнаграждение и заплащане

Усилията на хората в екипа трябва да са съчетани чрез системата за възнаграждение и заплащане. Последното е много важно и започва от върха – от онзи, който е наредил създаването на екипа. Тъй като този човек е отговорен за успеха на екипа, известна част от заплащането му трябва да е свързано с резултатите от работата на екипа. Лидерът и членовете на екипа също трябва да получават заплащане, което зависи от резултатите.